Многие компании переходят на электронный документооборот, однако часть документов по-прежнему поступает в бумажном виде: счета, накладные, акты, договоры. Чтобы упростить хранение и работу с ними, в 1С предусмотрена возможность прикрепления сканов к объектам базы данных. Это позволяет:
- хранить документы в единой системе;
- быстро находить нужные сканы;
- контролировать соответствие электронных данных первоисточникам;
- облегчить работу бухгалтерии и аудиторов.
Что вы найдёте в этой статье:
Где используется загрузка сканов
Функция прикрепления файлов доступна в различных конфигурациях 1С, например:
- 1С:Бухгалтерия – сканы счетов, актов, накладных;
- 1С:Управление торговлей – товарные накладные, договора с поставщиками;
- 1С:ЗУП – кадровые документы, заявления сотрудников;
- 1С:Документооборот – централизованное хранение и маршрутизация сканов.
Способы загрузки сканов
Существует несколько вариантов добавления файлов в 1С:
- Через кнопку “Прикрепить файл”
- Откройте нужный документ в 1С (например, “Поступление товаров и услуг”).
- Найдите вкладку или кнопку “Файлы” / “Прикрепленные файлы”.
- Нажмите “Добавить” → “Файл с диска”.
- Выберите скан и сохраните изменения.
- Перетаскиванием (Drag&Drop)
В современных версиях 1С достаточно просто перетащить файл мышью из папки в окно 1С. - Через встроенный сканер
Если сканер подключен к компьютеру и поддерживает работу с 1С, можно сразу отсканировать документ и прикрепить его без сохранения на диск. - Массовая загрузка файлов
В некоторых конфигурациях есть обработка для пакетной загрузки сканов — удобно, если необходимо прикрепить сразу несколько документов.
Организация хранения сканов
Важно заранее продумать систему хранения, чтобы избежать хаоса:
- использовать понятные имена файлов (например, “Счет_123_от_01.09.2025.pdf”);
- назначать ответственных за загрузку и проверку файлов;
- при необходимости — распределять доступ (например, кадровые документы видят только сотрудники отдела кадров).
Полезные советы
- Для надежности используйте PDF или TIFF, так как эти форматы удобнее для хранения и передачи.
- Проверяйте качество сканов, чтобы текст и подписи были читаемы.
- Настройте резервное копирование базы 1С — вместе с прикрепленными файлами.
- Если сканов очень много, рассмотрите интеграцию с системой электронного архива (например, 1С:Документооборот).
? Вывод: загрузка сканов документов +в 1С помогает ускорить работу, снизить риск потери бумажных документов и повысить прозрачность учета. Используя встроенные возможности прикрепления файлов, можно наладить удобный электронный архив прямо внутри 1С.