Компании обычно внимательно проверяют клиентов и поставщиков, но часть финансовых потерь может возникать внутри самого бизнеса. Причем речь не обязательно идет о прямой краже денег из кассы. Сотрудник может получать вознаграждение от поставщика, выводить клиентов на стороннюю компанию, завышать стоимость закупок или использовать корпоративные ресурсы в личных интересах.
Подобные схемы редко начинаются с крупной суммы. Обычно они развиваются постепенно, пока человек понимает, что контроль недостаточно эффективен.
При этом необычное поведение сотрудника нельзя автоматически считать доказательством нарушения. Оно лишь дает повод проверить конкретные операции.
Первые признаки часто находятся в документах
Один из самых заметных сигналов — повторяющиеся сделки с одним и тем же контрагентом на условиях, которые явно хуже рыночных.
Например, менеджер по закупкам постоянно выбирает конкретного поставщика, хотя другие компании предлагают сопоставимый товар дешевле. Сам по себе этот факт можно объяснить качеством, надежностью или сроками поставки. Но если сотрудник избегает сравнения предложений и сопротивляется любой попытке сменить партнера, требуется разобраться подробнее.
Другой вариант — дробление закупок. Несколько небольших счетов проходят процедуру согласования проще, чем одна крупная сделка. Поэтому операция искусственно разбивается на части.
Насторожить могут:
- необычный рост расходов;
- регулярные платежи одним и тем же новым контрагентам;
- отсутствие документов по отдельным операциям;
- корректировки счетов задним числом;
- необъяснимые возвраты и списания;
- сделки на условиях, заметно отличающихся от обычных.
Каждый признак может иметь нормальное объяснение. Важна повторяемость.
Конфликт интересов бывает скрытым
Сотрудник может участвовать в выборе компании, с которой связан лично. Например, поставщик принадлежит родственнику или бывшему деловому партнеру.
В небольшом городе или узкой отрасли подобные связи иногда неизбежны. Проблема возникает, когда сотрудник скрывает их и одновременно принимает решения в пользу связанного контрагента.
Поэтому для ключевых закупочных и финансовых процессов полезно разделять полномочия. Человек, который выбирает поставщика, не должен единолично согласовывать оплату и подтверждать выполнение договора.
Резкие изменения могут быть поводом для проверки
Иногда руководитель замечает, что сотрудник начинает крайне болезненно реагировать на передачу части обязанностей коллегам, не берет отпуск или старается самостоятельно контролировать операции от начала до конца.
Причина может быть обычной — высокая ответственность или привычка все делать самостоятельно. Но в сочетании с финансовыми несоответствиями такое поведение заслуживает внимания.
Особенно показательна ситуация, когда схема прекращает работать сразу после временного отсутствия человека и возникают вопросы по старым операциям.
Как проводить внутреннюю проверку
Не стоит начинать с обвинений. Сначала необходимо собрать документы и восстановить последовательность операций.
Проверяют договоры, счета, переписку, порядок согласования платежей, историю изменения документов и связи между участниками сделки. Задача первого этапа — понять, существует ли реальное несоответствие.
Если выясняется, что компания переплачивала поставщику, следующий вопрос — почему его выбирали и кто принимал решение.
Хорошо организованный внутренний контроль позволяет обнаружить проблему раньше, чем она перерастет в значительный ущерб. Здесь важнее не тотальное наблюдение за сотрудниками, а прозрачность бизнес-процессов: несколько уровней согласования важных операций, понятные полномочия и возможность восстановить историю каждого значимого платежа
При подготовке статьи частично использованы материалы с сайта proverk.ru — проверка сотрудников фирмы на мошенничество
Дата публикации: 12 августа 2022 года