Несмотря на рост популярности электронных технологий связи, классические способы передачи информации, например, отправка бумажных писем, продолжают оставаться востребованным. Они позволяют передавать не только поздравительные открытки или фотографии, но и официальные документы, важные бумаги, вести как личную, так и деловую, официальную, переписку. Письма представлены двумя основными форматами – простым и заказным. В чем разница между ними? Когда нужно использовать то или иное решение
Особенности заказных писем
Под этим термином скрывается почтовое отправление, содержащее документы особой важности. В частности, это актуально при отправке деловой корреспонденции: договоров, счетов и т. д. Его получение адресатом обязательно сопровождается подтверждением, уведомлением отправителя. Заказное письмо в обязательном порядке получает индивидуальный идентификатор, ввод которого на специальном сайте позволит точно установить, где оно находится в данный момент.
В отличие от обычного отправления, заказное письмо требует дополнительных финансовых расходов, однако все они компенсируются преимуществами:
- более высокой скоростью доставки, т. к. зачастую привлекается авиационный транспорт;
- безопасностью, возможностью отслеживания и получения уведомления об окончательном вручении;
- конфиденциальностью – получить заказное письмо адресат может исключительно в почтовом отделении по документу, подтверждающему личность, либо по доверенности, официально выданной на имя третьего лица, представителя.
При оформлении заказного письма действуют более жесткие требования, используются специальные марки, дополнительно могут прикладываться описи содержимого. Если речь идет о пересылке важной документации, контрактов, официальных уведомлений, то рационально использовать именно этот метод почтовой связи.
Особенности обычных писем
Простой формат лучше использовать для ведения неформальной переписки. Дополнительные расходы на пересылку отсутствуют – достаточно купить и наклеить марки. В плане отправки такой формат проще, не обязательно обращаться к оператору «Почты России», достаточно опустить письмо в ящик. Аналогичным способом осуществляется и вручение: при отсутствии отметки «до востребования», письмо будет помещено в почтовый ящик адресата.
Сроки доставки обычных писем выше, в сравнении с заказными, также им не присваиваются идентификаторы, так что отслеживание маршрута невозможно, приходится самостоятельно, на основе усредненных данных, вычислять, когда отправление будет доставлено на конечный адрес.